FleteChat v1.0 — Stakeholders y roles¶

Este documento identifica a las partes que participan del sistema FleteChat y sus responsabilidades. Se divide en roles internos (quienes operan el sistema desde el lado FleteChat o Kaeus) y roles externos (quienes consumen el servicio o reciben sus outputs).

Cada rol tiene un vínculo con las historias y las reglas de negocio que definen su comportamiento esperado.

Roles internos de FleteChat¶

Admin¶

Persona con responsabilidad máxima sobre la plataforma FleteChat desde el lado del cliente. Dos admins activos mínimo (PR-190 en US-049) para evitar bloqueos.

Responsabilidades: - Gestión de usuarios del backoffice (alta, baja, cambios de rol, reset de contraseña, cierre forzado de sesiones) — US-049 + PR-224. - Gestión del catálogo de niveles corporativos — US-037. - Gestión de servicios logísticos y catálogos dimensionales (modalidades, Incoterms, tipos de operación) — US-042, US-043. - Gestión de parámetros globales del sistema (vigencias, umbrales, ventanas, plazos, retenciones, clasificación crítico/no crítico, matriz de eventos auditables) — US-046, PR-230, PR-231. - Consulta del audit log y exportación para auditoría externa — US-050. - Procesamiento manual de solicitudes Ley 81 (acceso, portabilidad, eliminación): verificación de identidad del solicitante, disparo de la generación del paquete o de la eliminación, envío del enlace multicanal y respuesta formal dentro del plazo legal — US-061. - Aprobación de plantillas Meta ante rechazos o revocaciones. - Responsable de incidentes de seguridad y de coordinación con el DPD/DPO si no son la misma persona.

Perfil recomendado: persona de confianza en FleteChat, con criterio para validar identidades y decidir sobre datos personales. No requiere perfil técnico profundo pero sí familiaridad con logística internacional y con el ecosistema Meta Business.

Operator¶

Personal de atención operativa de FleteChat. Atiende handoffs y gestiona alta de clientes por canales no-WhatsApp.

Responsabilidades: - Alta de clientes desde el backoffice (teléfono, presencial, correo) con captura de consentimiento off-WhatsApp — US-005. - Actualización manual del estatus de embarques — US-025. - Atención de handoffs en chat en tiempo real: recibir al cliente cuando el agente transfiere, chatear, resolver y cerrar devolviendo al agente — US-034, US-035, US-036. - Reenvío manual de instructivos o notificaciones ante fallos de distribución — US-022 edge case. - Apoyo al admin en procesamiento de Ley 81 cuando el admin lo autorice.

Perfil recomendado: experiencia operativa en logística internacional, comunicación escrita profesional, capacidad de atender múltiples conversaciones simultáneas.

Price manager¶

Gestor de precios y relaciones comerciales con proveedores.

Responsabilidades: - Actualización manual de listas de precios ante cambios de proveedor, renegociación corporativa o ajuste — US-044. - Import masivo de listas desde Excel con preview obligatorio y confirmación explícita — US-045. - Asignación y renovación de niveles corporativos a clientes en coordinación con el equipo comercial — US-038. - Seguimiento de alertas internas de vencimiento corporativo y coordinación comercial para renovación — US-040.

Perfil recomendado: análisis de costos logísticos, negociación con proveedores, manejo fluido de Excel, criterio comercial para evaluar impacto de cambios antes de aplicar.

Superadmin (soporte técnico Kaeus)¶

Rol técnico utilizado por el equipo Kaeus para soporte, diagnóstico y operaciones de mantenimiento. Fuera del alcance funcional del análisis. No aparece en las historias de usuario; se documenta aquí para transparencia.

Responsabilidades: acceso de emergencia a la base de datos para diagnóstico, soporte al admin ante incidentes técnicos, actualizaciones de código y migraciones.

Roles externos (consumidores del servicio)¶

Cliente final (titular)¶

Persona que contrata el servicio logístico a través de FleteChat. Interactúa con el sistema principalmente por WhatsApp.

Responsabilidades del sistema hacia el cliente: - Registrarlo con consentimiento informado antes de persistir datos personales — US-001, US-063. - Ofrecerle cotización, aprobación formal, seguimiento de embarque, atención humana a demanda. - Respetar sus derechos Ley 81: acceso, portabilidad, eliminación, oposición, rectificación. - Enviarle comunicaciones proactivas sólo según la matriz crítico/no crítico y respetando opt-out y horario razonable.

Cliente corporativo¶

Cliente final con un nivel corporativo asignado. Mismo rol funcional que el cliente final, con las diferencias comerciales: - Acceso a lista de precios corporativa (US-037, US-038). - Re-cotización rápida a partir de operaciones previas (US-013). - Notificación proactiva (crítica) cuando su asignación entra en ventana de aviso o vence (US-040 PR-218).

Colaborador del cliente¶

Persona autorizada por el titular para operar en nombre de la cuenta (p. ej. asistente, comprador, coordinador logístico). Tiene su propio consentimiento informado y su propio número de WhatsApp. Ve únicamente lo que él mismo inició; no ve la actividad del titular ni de otros colaboradores (US-003 PR-039, PR-040).

Proveedor del cliente¶

Tercera parte que le entrega la mercadería al cliente. Recibe un instructivo específico (PDF) por correo cuando se aprueba formalmente un embarque — US-019. No interactúa directamente con el sistema; es destinatario de salida.

Operador logístico externo¶

Empresa o persona contratada por FleteChat para ejecutar la logística física (transportista, aduanero, consolidador). Recibe un instructivo operativo (PDF) distinto al del proveedor — US-020. No interactúa directamente con el sistema.

Personal interno de FleteChat que ejecuta el embarque¶

Equipo operativo de FleteChat que coordina la ejecución del embarque. Recibe un instructivo interno (PDF) con información comercial que no se comparte con las otras partes — US-021.

Autoridad y terceros formales¶

Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información (ANTAI)¶

Autoridad de control de la Ley 81 de Panamá. FleteChat puede estar obligado a: - Registrar sus bases de datos personales ante ANTAI antes del go-live. - Notificar incidentes de seguridad con datos personales dentro del plazo legal. - Responder a requerimientos de información.

No es usuario del sistema pero es un stakeholder regulatorio.

Delegado / Responsable de Protección de Datos (DPD / DPO)¶

Persona designada formalmente por FleteChat con independencia y recursos para velar por el cumplimiento de la Ley 81. Puede ser una persona interna de FleteChat o un rol asumido por el admin. Su contacto aparece publicado en la política de privacidad (US-062 PR-206).

Meta (WhatsApp Business)¶

Proveedor del canal principal del producto. Stakeholder técnico y legal: - Aprueba (o rechaza) las plantillas proactivas que FleteChat registra. - Puede suspender la cuenta Meta Business si detecta políticas vulneradas o quality rating bajo. - Retiene logs del contenido enviado por plantillas, lo que requiere minimizar PII en ese canal.

Anthropic (proveedor LLM)¶

Proveedor del modelo de lenguaje que alimenta al agente conversacional (HT-03). Stakeholder técnico: - Recibe el contenido de los mensajes que FleteChat procesa. - Se configura con telemetría off y opt-out de entrenamiento para minimizar riesgo sobre PII del cliente.

Proveedor cloud (Azure) y proveedor de correo transaccional¶

Stakeholders de infraestructura que alojan el sistema (Azure) y entregan correos con branding (SendGrid o equivalente). Participan como proveedores de servicios con contratos de tratamiento de datos cuando procesan PII en nombre de FleteChat (Ley 81 Art. 40+).

Matriz de responsabilidad — fuente de verdad por dimensión¶

Control de versiones¶