US-016 — Recordatorio automático de formulario

Detalle de la historia¶

Historia¶

Como cliente de FleteChat que expresó la intención de aprobar una cotización pero no completó el formulario operativo, quiero recibir un recordatorio por WhatsApp antes de que el enlace venza, para no perder la reserva de la tarifa por haber olvidado el paso.

Persona de usuario¶

Aplica a todo cliente verificado con un ciclo de aprobación en Paso 2 (formulario pendiente) que no completó el envío dentro del umbral configurado. Aplica tanto al titular como a colaboradores autorizados.

Contexto de negocio¶

El Paso 2 del flujo de aprobación (ver historia de aprobación por WhatsApp) requiere que el cliente abra el enlace y envíe el formulario. En el mundo real el cliente se distrae: recibe el mensaje, dice "en un rato", y se le pasa el día. Sin un recordatorio, la reserva vence y el cliente pierde la tarifa sin enterarse.

Un único mensaje de recordatorio, enviado cuando queda poco tiempo para el vencimiento del enlace (y antes del vencimiento de la cotización), cierra ese hueco sin convertirse en ruido. Se usa plantilla Meta aprobada porque la conversación puede estar fuera de la ventana de 24 h de WhatsApp.

Diálogo de referencia¶

Recordatorio único antes del vencimiento¶

Agente (plantilla Meta): Hola, María. Su cotización C187 tiene el formulario del embarque pendiente y vence en aproximadamente 4 horas. Si quiere completarlo, ábralo desde el enlace que le enviamos al correo o responda por aquí para que se lo reenvíe.

Criterios de aceptación¶

Detección y envío¶

1. Un proceso periódico detecta ciclos de aprobación en Paso 2 en los que faltan menos del umbral configurado para el vencimiento de la cotización (por ejemplo, 4 horas) y el formulario aún no se envió.
2. Por cada ciclo detectado, FleteChat envía un único recordatorio por WhatsApp al contacto que está aprobando (titular o colaborador), usando una plantilla proactiva aprobada por Meta (la conversación puede estar fuera de la ventana de 24 h del canal).
3. El recordatorio menciona el código CNNN de la cotización, el tiempo restante aproximado hasta el vencimiento de la cotización y ofrece dos caminos: abrir el enlace (del correo o del WhatsApp anterior) o pedir reenvío.

Unicidad¶

1. FleteChat marca el ciclo con recordatorio_enviado para no duplicar: un mismo ciclo de aprobación recibe un único recordatorio, aunque el proceso periódico corra varias veces antes de que venza la cotización.
2. Si el cliente completa el formulario antes de que el proceso detecte el ciclo como "cerca de vencer", no se envía recordatorio.
3. Si la cotización venció antes de que el proceso corriera (por ejemplo, el cliente no hizo nada y la vigencia pasó), el recordatorio no se envía: en su lugar aplica la lógica de expiración de reserva (ver historia de aprobación por WhatsApp).

Extensión y renovación¶

1. Si la vigencia de la cotización se extiende (ver historia de vigencia y expiración), FleteChat rearma el cálculo del umbral con la nueva fecha de vencimiento; el recordatorio vuelve a estar disponible para el nuevo plazo y el flag recordatorio_enviado se reinicia sólo si el recordatorio anterior ya había salido.
2. Si el cliente pide el reenvío del enlace (ver historia del formulario operativo), el ciclo en curso conserva su flag; el reenvío no reinicia el recordatorio porque no cambia el ciclo.

Edge cases¶

• El cliente completa el formulario justo entre la detección y el envío del recordatorio. FleteChat no aborta envíos ya encolados si el envío es inminente; el recordatorio puede llegar al cliente con un "ya está listo". La plantilla incluye un acuse implícito al cliente (menciona el enlace) que no causa daño si ya se completó.
• Cliente sin número verificado activo. El recordatorio no se envía: la situación se registra para el operador y se mueve a seguimiento manual.
• La cotización se extiende justo después de enviado el recordatorio. El flag recordatorio_enviado se reinicia para habilitar un nuevo recordatorio sobre la nueva fecha de vencimiento; el cliente no ve duplicación inmediata porque el umbral se recalcula y el siguiente recordatorio aparece cuando vuelva a estar "cerca del nuevo vencimiento".
• La cotización vence en un momento en que el proceso no corrió (ventana entre corridas). El recordatorio no se envía; aplica la lógica de vencimiento de cotización.

Tamaño, prioridad y tipo¶

• Tamaño: S
• Prioridad: P1 — mejora conversión, no bloquea la operación.
• Tipo: feature

Premisas¶

La historia está redactada bajo las siguientes premisas. Si alguna cambia, la historia debe revisarse y ajustarse en consecuencia. Todas deben ser confirmadas por el cliente antes de cerrar la historia.

• PR-078 — Umbral de recordatorio. El umbral de "cerca de vencer" que dispara el recordatorio es un parámetro configurable por FleteChat, con valor por defecto sugerido de 4 horas antes del vencimiento de la cotización.
• PR-079 — Un único recordatorio por ciclo. Cada ciclo de aprobación recibe a lo sumo un recordatorio mientras la vigencia de la cotización no cambie. Si la vigencia se extiende, se habilita un nuevo recordatorio para el nuevo plazo.
• PR-080 — Plantilla Meta aprobada. El recordatorio se envía mediante plantilla proactiva registrada y aprobada por Meta, cumpliendo con las políticas de WhatsApp Business para mensajes fuera de la ventana de 24 h.

Refinamiento y Definition of Ready¶

Notas¶

Checklist¶

• ✅ Historia escrita en formato Como / Quiero / Para
• ✅ Persona de usuario identificada
• ✅ Contexto de negocio documentado
• ✅ Criterios de aceptación observables y pass/fail
• ✅ Edge cases relevantes listados
• ✅ Tamaño y prioridad asignados
• ⬜ Premisas PR-078 a PR-080 confirmadas por el cliente
• ⬜ Reglas de negocio aplicables aprobadas
• ⬜ Requerimientos funcionales aplicables aprobados
• ⬜ Historia aprobada formalmente por el cliente