US-019 — Instructivo al proveedor

Detalle de la historia¶

Historia¶

Como proveedor del cliente que entrega la mercancía para su embarque, quiero recibir un PDF con las instrucciones de coordinación del envío, para ejecutar mi parte (preparar la carga, entregar en el punto acordado, con la documentación correcta) sin ambigüedades ni llamadas adicionales.

Persona de usuario¶

Aplica al proveedor que el cliente declaró en el formulario operativo del embarque (ver historia del formulario de datos operativos). El proveedor es un tercero, no cliente de FleteChat: típicamente no tiene cuenta ni conversa con el agente. Recibe el PDF por correo y, cuando el proveedor tiene WhatsApp declarado, también por ese canal.

Contexto de negocio¶

El proveedor es quien físicamente prepara y entrega la mercancía al inicio de la cadena logística. Un proveedor mal informado provoca demoras, rechazos en el punto de retiro y sobrecostos que FleteChat termina asumiendo. Las instrucciones tradicionales viajan por correo en prosa libre, con información incompleta o contradictoria entre distintos mensajes.

El PDF de instrucciones al proveedor estandariza el mensaje: mismo formato, siempre los mismos campos, siempre con el número ENNN del embarque en la cabecera para trazabilidad. El proveedor mira el PDF una vez y tiene todo lo que necesita: qué carga, cuándo, dónde, con qué documentos, a quién contactar si algo falla.

Criterios de aceptación¶

Contenido del PDF¶

1. El PDF incluye en la cabecera el logotipo y marca de FleteChat (FleteChat), el número de embarque ENNN del cliente, la fecha de emisión y una referencia al código interno largo para auditoría.
2. El cuerpo incluye los datos del proveedor (nombre, contacto declarado), los datos de retiro / entrega (dirección, ventana horaria acordada, persona de contacto), el detalle de la mercancía (tipo, cantidad, peso, volumen, valor declarado cuando aplique), la documentación requerida al retirar (factura comercial, packing list, certificados según el servicio), las instrucciones especiales declaradas en el formulario operativo y los datos de contacto del equipo de FleteChat ante cualquier incidencia.
3. Los datos del PDF provienen íntegramente de la cotización aprobada y del formulario operativo enviado; FleteChat no inventa ni rellena valores faltantes.
4. El PDF tiene formato consistente (plantilla fija), legible tanto impreso como en pantalla, y está en español neutro de Panamá; cuando el proveedor declara idioma inglés, se emite en inglés.

Emisión y distribución¶

1. El PDF se genera una sola vez al momento de la aprobación formal (Paso 3; ver historia de aprobación) y se almacena asociado al embarque ENNN.
2. La distribución al proveedor se hace por correo al email del proveedor declarado en el formulario operativo. Si el formulario incluye un número de WhatsApp del proveedor verificado como apto para recibir mensajes proactivos, FleteChat lo envía también por WhatsApp como canal secundario.
3. El correo y el mensaje de WhatsApp incluyen un mensaje explicativo que identifica el origen (FleteChat), el número ENNN del embarque y qué se espera del proveedor. El PDF se adjunta al correo y se comparte como archivo en WhatsApp.
4. La generación y los envíos quedan registrados en el audit log con destinatario, canal y resultado.

Re-envío¶

1. El operador puede reenviar el PDF al proveedor desde el backoffice sin regenerarlo. El reenvío queda registrado y entrega la versión vigente del PDF (originalmente la emitida al aprobar; si hubo regeneración formal, la versión regenerada; ver PR-090).
2. El proveedor puede pedir a FleteChat una copia nueva; el operador la reenvía desde el backoffice. FleteChat por WhatsApp no dialoga directamente con el proveedor si no es cliente registrado.

Protección del contenido¶

1. El PDF almacenado se accede mediante un enlace firmado con ventana de validez que se incluye en el correo al proveedor. La ventana por defecto es de 72 horas (ver PR-091). Pasada la ventana, el proveedor debe pedir reenvío; el operador lo genera desde el backoffice.
2. El PDF nunca contiene datos del precio de la cotización ni información comercial de FleteChat: sólo la información necesaria para la ejecución operativa.

Edge cases¶

• El proveedor declarado no tiene email válido. La distribución falla; FleteChat lo detecta, registra el fallo y alerta al operador. El PDF queda generado y disponible para reenvío manual.
• El proveedor declarado cambió después de aprobar. El operador genera una regeneración formal del PDF (ver PR-090), que produce una versión nueva con el proveedor correcto; la anterior queda invalidada y marcada en el histórico.
• El servicio contratado no requiere documentación del proveedor (por ejemplo, envío con recolección en puerta). El PDF incluye la sección de documentación con un "no aplica" explícito y declara por qué.
• Idioma del proveedor distinto de FleteChat y del sistema. FleteChat emite el PDF en el idioma declarado del proveedor si está dentro de los idiomas soportados (ver política de idioma en la historia de identidad); otros idiomas requieren handoff.

Tamaño, prioridad y tipo¶

• Tamaño: M
• Prioridad: P0 — sin el PDF al proveedor, la operación no puede ejecutarse.
• Tipo: feature

Premisas¶

La historia está redactada bajo las siguientes premisas. Si alguna cambia, la historia debe revisarse y ajustarse en consecuencia. Todas deben ser confirmadas por el cliente antes de cerrar la historia.

• PR-088 — Emisión única al aprobar. El PDF del proveedor se genera exactamente una vez al momento del click de aprobación formal del embarque, con los datos de la cotización aprobada y del formulario operativo enviado.
• PR-089 — Canales de distribución. La distribución primaria es por correo al email del proveedor declarado. El WhatsApp del proveedor se usa como canal secundario únicamente cuando está declarado y verificado como apto para plantillas proactivas.
• PR-090 — Regeneración formal por cambio de dato. Cuando cambia algún dato relevante del embarque (por ejemplo, el proveedor declarado se corrige), el operador puede regenerar formalmente el PDF; la versión anterior queda marcada como invalidada y el histórico refleja ambas.
• PR-091 — Ventana del enlace firmado al PDF. El enlace que comparte el PDF vence en 72 horas por defecto. Es un parámetro configurable por FleteChat. Reenvíos posteriores requieren acción del operador.
• PR-092 — Separación comercial/operativa. El PDF del proveedor no contiene información comercial (precios, descuentos, condiciones de pago de FleteChat): sólo información operativa necesaria para ejecutar.

Refinamiento y Definition of Ready¶

Notas¶

Checklist¶

• ✅ Historia escrita en formato Como / Quiero / Para
• ✅ Persona de usuario identificada
• ✅ Contexto de negocio documentado
• ✅ Criterios de aceptación observables y pass/fail
• ✅ Edge cases relevantes listados
• ✅ Tamaño y prioridad asignados
• ⬜ Premisas PR-088 a PR-092 confirmadas por el cliente
• ⬜ Reglas de negocio aplicables aprobadas
• ⬜ Requerimientos funcionales aplicables aprobados
• ⬜ Historia aprobada formalmente por el cliente